Rozhovor s Andrew Dicksonom, riaditeľom Grant Thornton Advisory:
„Nasadením RPA dokážu firmy ušetriť a súbežne lepšie využiť potenciál zamestnancov“
Technológia RPA pre automatizáciu procesov bola dlho doménou veľkých firiem, avšak rýchlejšie tempo digitalizácie ju sprístupnilo už aj menším a stredne veľkým firmám. Ak chce firma lepšie využiť potenciál svojich zamestnancov a zároveň ušetriť, kľúčovým krokom je kvalitná analýza a identifikovanie tých procesov, ktorých optimalizácia prináša najväčší potenciál pre zvýšenie efektivity a úsporu nákladov. Andrew Dickson hovorí, že zo skúsenosti profesionálov z Grant Thornton Advisory je návratnosť investície do RPA veľmi krátka, typicky sa pohybuje v rozmedzí 6-9 mesiacov.
Prečo je technológia Robotic Process Automation, čiže RPA, v súčasnosti zaujímavá pre firmy a aké prínosy od nej možno očakávať?
V každej firme existujú činnosti, ktoré sa neustále opakujú a dali by sa automatizovať. Namiesto ľudí, pre ktorých majú firmy oveľa prínosnejšie úlohy, môže tieto zadania prevziať softvérová technológia
RPA. Výhodou softvéru je v tomto prípade, že procesy zvláda mnohonásobne rýchlejšie, pokojne aj nepretržite. A keďže sa neunaví, nerobí chyby. Ak sa firma rozhodne nahradiť tieto činnosti technológiou RPA, na konci dňa zvýši svoju efektívnosť, zlepší kvalitu a uvoľní si kapacitu svojich zamestnancov pre iné činnosti s vyššou pridanou hodnotou.
Ktoré aktivity by firmy mohli nahradiť robotizovaným systémom RPA? je hneď 12 dôvodov:
Typickou aktivitou vhodnou pre automatizáciu je správa údajov o zákazníkoch vo viacerých firemných systémoch ako CRM a ERP. RPA takisto dokáže prevziať spracovanie došlých faktúr pomocou optického rozpoznávania znakov (OCR) a zaúčtovať ich v účtovnom systéme, overiť s objednávkami a sledovať postup pri schvaľovaní platieb. Ďalšou oblasťou, ktorú vie kompletne prevziať RPA je odsúhlasovanie a vykazovanie. Firmy kontrolujú progres projektov cez vykazovanie údajov od viacerých tímov, ktoré na nich participujú. RPA dokáže dohliadať na odsúhlasovanie a vykazovanie údajov z viacerých zdrojov, vykonávať požadované kontroly a vykazovať výnimky na preskúmanie manažmentom. A v neposlednom rade dokáže RPA fungovať ako „bot“, ktorý vie vyhľadávať v otvorených alebo predplatených databázach a na internete a pomáhať firme s business intelligence.
Firmy v tomto čase začínajú vo väčšom s náborom a veľkou pomocou im dokáže byť práve RPA...
Pri zverejňovaní otvorených pozícií firmy dostávajú životopisy vo veľkom množstve. HRisti musia vynaložiť značné úsilie na prvotnú kontrolu dokumentácie a selekciu žiadostí. S RPA to nie je potrebné. Technológia dokáže identifikovať žiadosti, posielať uchádzačom vopred definované e-maily alebo textové odpovede. Dokonca dokáže zo zaslaných dokumentov vybrať definované informácie a zhrnúť ich pre manažment. Tým pádom sa firma oveľa rýchlejšie dostane k skutočnému výberu bez toho, aby sa zaťažovala zbytočnou administratívou.
Oblastí využitia RPA je pomerne veľké množstvo, na základe vašej skúsenosti odporúčate firmám plošné nasadenie alebo skôr postupný proces?
Veľkou výhodou RPA je, že ide o dokonale škálovateľný automatizačný nástroj. Preto firmám odporúčame začať s jedným, maximálne dvoma procesmi a keď sa zmena osvedčí, dá sa pekne rozšíriť na ďalšie činnosti. Týmto spôsobom si aj malé a stredne veľké firmy môžu naplánovať nasedenie RPA tak, aby dokázali čím skôr užívať výhody rýchlejších a lacnejších procesov.
Ako dokáže Grant Thornton Advisory firmám pomôcť s nasadením RPA?
My s kolegami v Grant Thornton sa dlhodobo venujeme analýzam a optimalizácii procesov vo firmách. Dokážeme klientom poradiť, ktoré procesy sa dajú hneď efektívne automatizovať a ktoré treba najprv optimalizovať a až následne ich „preklopiť“ do automatizovaného módu. Naša metodika projektu RPA pozostáva zo šiestich integrovaných krokov. V prvom (Discover) sa pozrieme na existujúce procesy a navrhneme business case s definovanými TO-BE cieľmi pri ich automatizácii. Následne vyvíjame softvérové riešenie s našimi IT partnermi zo spoločnosti Continuity IT, ktorí majú niekoľkoročné technické skúsenosti s RPA z firiem všetkých veľkostí na Slovensku a v Čechách. Pred nasadením do ostrej prevádzky robíme sériu testov, aby sme si boli istí, že automatizácia funguje presne podľa návrhu. Samotným spustením RPA naša aktivita, samozrejme, nekončí. Naopak, klientovi poskytujeme podporu a riešime prípadné zmeny. Celý proces dokážeme zrealizovať u klientov približne za 8 týždňov.
Čo považujete za najsilnejšie stránky Grant Thornton Advisory pri návrhu a implementácii RPA?
Ako podnikoví konzultanti pracujeme s našimi klientmi už niekoľko rokov na tom, aby boli ich procesy rýchlejšie, presnejšie a odolnejšie. Čerpáme pritom nielen to skúseností zo slovenského trhu, ale aj z Rakúska. Zároveň máme prístup k know-how celosvetovej siete poradenských firiem Grant Thornton.
Našou výhodou je tiež využívanie nástroja Microsoft Power Automate RPA. Je súčasťou office balíka Microsoft 365, tým pádom je dostupný a zároveň flexibilný z hľadiska licenčných nákladov a záväzkov. Som presvedčený, že spoločnosť Grant Thornton je jediným poradcom v oblasti RPA, ktorý pracuje týmto spôsobom.
IT zmeny bývajú vo firmách náročné, nasadenie RPA je však výrazne jednoduchšie. Prečo?
RPA je dnes už osvedčená technológia pre vytváranie dodatočných kapacít a uvoľňovanie zamestnancov na činnosti s vyššou pridanou hodnotou. Na rozdiel od iných IT zmien je systémovo agnostická, čiže pracuje naprieč podnikovými platformami a nevyžaduje si žiadnu systémovú integráciu. Tým pádom je RPA dostupná nielen pre veľké podniky, ale dnes už aj pre firmy všetkých veľkostí. Aj u nás v Grant Thornton používame už dlhšie RPA na automatizáciu vybraných daňových procesov.
S akými nákladmi by mali firmy počítať pri nasadení automatizovaných procesov a aká je návratnosť?
Po vykonaní hodnotenia uskutočniteľnosti vhodných procesov dokážeme s veľkou presnosťou vypočítať účinnosť automatizácie z hľadiska úspory času, odstránenia chýb a zvýšenia produktivity a porovnať ju so súčasným procesom. To nám umožňuje presné plánovanie úspor a dosiahnutej cielenej efektívnosti. Podľa našich skúseností je typická návratnosť investícií do projektov RPA 6 až 9 mesiacov. Ide o skutočne rýchlu návratnosť vďaka relatívne nízkym projektovým nákladom RPA v porovnaní s inými IT zmenami.
Na čo by ste chceli osobitne upozorniť firmy, ktoré aj vďaka tomuto rozhovoru zvažujú, že Grant Thornton oslovia so zadaním na nasadenie RPA?
Niekedy sa stretávame s tým, že sa firmy snažia nasadením RPA nahradiť zamestnancov a zredukovať ich celkový počet. Takto nastavený cieľ však z našej skúsenosti nie je správny. RPA by sa nikdy nemala zavádzať s cieľom nahradiť zamestnancov, ale, naopak, podporiť ich a pomôcť im lepšie využiť vlastný potenciál. Ak sa zo skúsenosti zamestnanec dokáže posunúť z opakujúcej sa činnosti s nízkou hodnotou k tvorivejšej a samostatnej práci, získa firma výraznú pridanú hodnotu aj úsporu nákladov súbežne.
Ak vás téma RPA zaujala a chcete sa dozvedieť viac príkladov z praxe, registrujte sa na webinár tu.
